انبارگردانی دوره ای در انبار به منظور پیدا کردن مغایرت بین موجودی واقعی انبار و موجودی ثبت شده در اسناد، دفاتر و نرم افزار های انبار (موجودی سیستمی) می باشد. انبارگردانی در واقع کمک می کند تا سطح موجودی انبار را به صورت بهینه حفظ کنید و خسارات و ضررها را به حداقل برسانید. انبارگردانی یک فرایند زمانبر و پر زحمت است و احتمال اشتباه در آن بسیار زیاد است بویژه اگر به صورت دستی انجام شود. تکنولوژی های جدید امکانات بسیاری در راستای تسهیل فرآیند شمارش موجودی و مغایرت گیری در اختیار انبارها قرار می دهد.

انجام انبارگردانی کامل یک یا دو بار در سال برای حفظ سطح موجودی سالم و به حداقل رساندن ضرر و زیان در مشاغل مختلف ضروری است. اگرچه این موضوع برای حسابداران و مسئول جمع داری خوشایند نیست. بدون داشتن یک برنامه مشخص انبارگردانی با خطر جدی خطای انسانی (کم شماری یا شمارش بیش از حد) مواجه است که می تواند هزینه های زیادی به بار بیاورد. با ایجاد یک فرایند حساب شده و مکانیزه می توان عملیات انبارگردانی را به ساده ترین شکل در کوتاه ترین زمان و با لاترین دقت می توان انجام داد. 

هنگام انجام انبارگردانی توجه به موارد زیر باعث بهبود و تسریع عملیات می شود:

1- برای انبارگردانی زمانی را انتخاب کنید که:

• فرایندهای جاری انبار آسیبی به اطلاعات جمع آوری شده نرسانند.
• باعث حواس پرتی غیر ضروری سایر کارکنان در انبار نشوید. به همین منظور بهتر انبارگردانی خارج از عملیات عادی تجارتتان انجام شود.

2- قبل از انبار گردانی، انبار خود را تمیز و سازماندهی کنید یک انبار تمیز و منظم، یافتن و شمارش کالاها را آسان می کند و احتمال اشتباه در شمارش کاهش می یابد.

3- اقدام دیگری که می توانید برای کارآمدتر کردن فرآیند انبارگردانی انجام دهید، ایجاد بخش های کاملاً مشخص در انبار و برچسب گذاری قفسه هایی که موجودی انبار در آن نگهداری می شود است. اینکار در کنار برچسب های بسته بندی محصول، به وضوح مشخص می کند که دقیقا چه محصولی در داخل بسته وجود دارد.

4- ابزارهای برای انبارگردانی را زودتر از موعد سازماندهی کنید قبل از اینکه فرآیند انبارداری را شروع کنید، باید مطمئن شوید که همه ابزارهای مورد نیاز برای انجام کار را فراهم کرده اید. در صورتی که انبارگردانی به صورت دستی و سنتی انجام می شود دفاتر موجودی، ماشین حساب و فرم های انبارگردانی از ابزار های اساسی هستند و در صورتی که از روش های مکانیزه استفاده می کنید دستگاه بارکدخوان و PDA، بسته به انبار ضروری هستند

5- فقط از داده های موجودی به روز استفاده کنید هدف از انبارگردانی این است که شمارش دقیقی از موجودی واقعی داشته باشید تا بتوانید آن را با داده های موجودی ثبت شده در اسناد کاغذی و دیجیتال مقایسه کنید. بنابراین حتماً مواردی را که قبلاً برای مشتریان صورت حساب شده‌اند اما هنوز ارسال نشده اند و همچنین مواد اولیه ای که وارد شده اند اما هنوز وارد سیستم موجودی شما نشده اند را حذف کنید. همچنین توجه داشته باشید که کالایی که فروش رفته ولی هنوز ارسال نشده اساساً دیگر مال شما نیست. همچنین پردازش موادی که به سیستم مدیریت موجودی شما اضافه نشده اند یک کار جداگانه است که نیازی به انجام آن در طی انبارزگردانی نیست.

 6- به همه افراد مسئول انبارگردانی اهداف و مسئولیت های روشن بدهید، همچنین یک ناظر باید همیشه بر روند انبارداری نظارت داشته باشد. همچنین، ناظران باید مطمئن شوند که عملاً هیچ حواس پرتی وجود ندارد برای مثال مسئول های انبارگردانی با تلفن هایشان یا با مکالمه زیاد حواسشان را پرت نکنند. در صورتی که انبارگردانی مدت زمان زیادی طول می کشد، زمانی برای استراحت چشم و ذهن افراد در نظر بگیرید.

7- بدانید چه کالایی را می شمارید و چگونه باید اینکار را انجام دهید. چه یک انبار بزرگ پر از انواع موجودی داشته باشید یا یک انبار کوچک با چند نوع موجودی، به مسئول های انبارگردانی اجازه دهید بدانند کدام بخش ها را به چه ترتیبی شمارش خواهند کرد. سپس، یک سیستم واضح برای نحوه شمارش فیزیکی کالاها ایجاد کنید.

8- در انبارگردانی های دستی و سنتی باید نیرو های انبارگردانی را به تیم های دو نفره تقسیم کنید و بخش های مختلف انبار را به آنها بسپرید. مطمئن شوید که کار آنها با هم همپوشانی نداشته باشد. زیرا در این صورت یک کالا دو بار شمارش می شود. برای جلوگیری از اشتباه روی کالاهای شمارش شده علامتگذاری کنید تا از شمارش تکراری جلوگیری شود.

بسیاری از چالش ها و معضلاتی که در بالا ذکر شود در روش های مکانیزه مانند انبارگردانی بارکدی تسهیل و یا به طور کامل حذف شده اند. در این شیوه اطلاعات مربوط به موجودی سیستم در نرم افزار مربوط به انبارگردانی در دسترس است. با استفاده از نرم افزار انبار و انبار گردانی فرانماد برای شمارش موجودی نیاز به هیچ گونه شماره دستی نیست، بلکه فقط کافیست بارکد کالاها اسکن شود. سیستم به صورت خودکار مغایرت های موجود را شناسایی می کند. از جمله مزایای انبارگردانی بارکدی:

• سرعت انبارگردانی با اسکن بارکد بسیار بالاست.
• نیاز به ثبت دستی اطلاعات و کاغذ بازی از بین می رود.
• احتمال شمارش تکراری به طور کلی از بین می رود زیرا در صورت اسکن بارکد تکراری دستگاه آلارم می دهد.
• نیاز به تیم ها دو نفر نیست و یک نفر به تنهایی می تواند از عهده اینکار بر بیاید و نیاز به کمک ندارد.
• احتمال اشتباه در این سیستم تقریبا صفر است.
• نیاز به آموزش طولانی نیست و افراد با تجربه و سطح تحصیلات پایین هم می توانند به راحتی از این سیستم استفاده کنند.
• باعث بروز تداخل در کار سایر کارکنان انبار نمی شود.